Smart working sempre più diffuso: consigli utili per organizzare al meglio il lavoro

Dopo il boom registrato in occasione della pandemia e la successiva diminuzione degli ultimi due anni, lo smart working è tornato a crescere in Italia. Secondo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2023 nel nostro Paese i lavoratori da remoto sono stati 3,585 milioni rispetto ai 3,570 milioni nel 2022, con una previsione per il 2024 di raggiungere 3,65 milioni di smart worker.

Nelle grandi aziende la modalità di lavoro in smart working è particolarmente diffusa, infatti in queste realtà oltre un lavoratore su due lavora da remoto. Nelle PMI, invece, solo il 10% della forza lavoro utilizza il lavoro da casa e nelle microimprese è adottato dal 9% dei lavoratori, una percentuale che invece arriva al 16% del totale degli occupati presso la Pubblica Amministrazione.

Con sempre più imprese che ricorrono allo smart working è fondamentale gestire correttamente questa forma di lavoro, mettendo a disposizione degli smart worker gli strumenti necessari per lavorare da remoto. I lavoratori, inoltre, devono ricevere un’adeguata formazione per gestire al meglio lo smart working, acquisendo quelle competenze indispensabili per usare le nuove tecnologie digitali in maniera efficiente.

Come organizzare la postazione per lo smart working

Un aspetto importante per le aziende che desiderano adottare lo smart working è l’organizzazione della postazione per il lavoro da remoto, assicurandosi che i collaboratori abbiano tutto l’occorrente per lavorare in modo comodo ed efficiente anche da casa.

In questi casi serve innanzitutto una buona connessione internet, un’area di lavoro possibilmente separata dal resto dell’ambiente domestico, una scrivania con uno spazio d’appoggio sufficiente e una sedia ergonomica.

Non può mancare un computer fisso o portatile, anche se in genere per lo smart working si preferiscono i laptop. Inoltre, è opportuno scegliere un buon monitor per il PC, valutando diverse caratteristiche come le dimensioni della diagonale, il tipo di finitura e la tecnologia del pannello. Naturalmente, è altrettanto importante tenere conto di una risoluzione degli schermi del PC adeguata al tipo di attività da svolgere: in particolare, è possibile optare per monitor HD, 1.280 x 720 pixel, e Full HD, 1.920 x 1.080 pixel, se si lavora con programmi Office, così come per schermi QHD, 2.560 x 1.440 pixel, e 4K, 3.840 x 2.160 pixel, se è necessario svolgere anche editing o progettazione.

Altri accessori utili per lavorare in smart working sono gli organizer da scrivania, strumenti indispensabili per riporre in modo ordinato e pratico oggetti di cancelleria e documenti di lavoro, materiale per archiviazione come raccoglitori, schedari e cartellette per ottenere una gestione documentale efficiente e dei planner per pianificare appuntamenti, meeting e impegni lavorativi. Per la postazione di lavoro da remoto è opportuno avere anche un poggiapiedi, un accessorio spesso sottovalutato ma essenziale per chi passa molte ore al giorno al computer.

Il luogo di lavoro domestico può essere completato con altri accessori come le cuffie, un supporto per il PC per regolare la posizione del computer e assicurare il massimo comfort e una postura corretta, ma anche un cestino per raccogliere i rifiuti e lasciare la postazione pulita e ordinata.

Ovviamente si possono aggiungere altri elementi a seconda dell’attività e del tipo di postazione, come una stampante o uno scanner se servono per lo svolgimento del lavoro.

Come gestire lo smart working in azienda

Se delle postazioni ben organizzate sono fondamentali sia in smart working che in azienda, è importante gestire il lavoro da remoto in modo ottimale definendo delle procedure precise e condivise con i lavoratori. L’obiettivo è quello di consentire anche a chi lavora fuori dall’ufficio di sapere come comportarsi in queste circostanze, affinché venga sempre garantita l’operatività aziendale e la piena collaborazione tra i lavoratori in sede e gli smart worker.

Per esempio, oggi molte imprese preferiscono soluzioni flessibili, permettendo ai lavoratori di svolgere la propria attività anche da casa ma con alcuni giorni obbligatori in ufficio, per rafforzare l’appartenenza all’azienda e consolidare i rapporti interni tra il personale.

Allo stesso modo, è necessario stabilire policy ragionevoli e praticabili, ad esempio decidendo se autorizzare ad accedere allo smart working anche lavoratori con inquadramenti junior e neoassunti oppure, anche se non esiste l’obbligo, se riconoscere i buoni pasto nei giorni in cui si lavora in smart working, per mantenere alta la motivazione del personale e l’attaccamento all’azienda.

Bisogna sempre tenere in considerazione l’impatto positivo dello smart working sul benessere dei dipendenti e sulla produttività aziendale, ma affinché ciò avvenga è indispensabile gestire al meglio questa modalità di lavoro e coinvolgere i lavoratori nella definizione delle regole per organizzare il lavoro da remoto.